الاستعداد المؤسسي لمواجهة انقطاعات الأعمال
من أكبر التهديدات التي تواجه المؤسسات الحديثة هي الانقطاعات غير المخططة في الأعمال. يمكن لأحداث مثل انقطاع التيار الكهربائي، الهجمات الإلكترونية، الكوارث الطبيعية، أو انقطاعات سلسلة التوريد أن توقف عمليات الشركات. معيار ISO 22301 هو نظام إدارة استمرارية الأعمال الدولي الذي تم تطويره لزيادة مستوى الاستعداد المؤسسي لمواجهة مثل هذه الانقطاعات.
يمكن للمؤسسات التي تنشئ نظامًا منظمًا وفقًا لـ ISO 22301 تطوير موقف استباقي ضد سيناريوهات الكوارث المحتملة. يحدد هذا النظام العمليات الحيوية، ويحدد الموارد التي يجب حمايتها أولوية، ويوضح كيفية استمرار سير العمل من خلال طرق بديلة. وهكذا، يتم تقليل الخسائر التشغيلية في حالة الأزمة ويتم الحفاظ على ثقة العملاء.
تذكّر
استمرارية الأعمال ليست مقتصرة على البنية التحتية لتقنية المعلومات فقط. جميع أقسام العمل مثل الموارد البشرية، التوريد، خدمة العملاء، وعمليات الإدارة هي جزء من هذا النظام.
تخطيط وتحليل سيناريوهات الأزمة
يجب أن يستند تخطيط استمرارية الأعمال الفعال ليس فقط إلى النهج التفاعلي ولكن أيضًا إلى النهج القائم على السيناريوهات. يتيح ISO 22301 التنبؤ بالأزمات المحتملة وتطوير استراتيجيات استجابة خاصة لكل منها. تحدد المؤسسات سيناريوهات مختلفة وفقًا لقطاعاتها وملفات المخاطر، وتخطط مسبقًا للإجراءات الواجب اتخاذها في هذه الحالات.
يجب أن تستند تحليلات السيناريوهات إلى أمثلة من الماضي بالإضافة إلى خرائط التهديدات الحالية والمعلومات الاستخباراتية القطاعية. تسمح هذه التحليلات بنمذجة التأثيرات المحتملة للأزمة وسرعة انتشارها المحتملة. وهكذا تصبح خطط الاستجابة أكثر واقعية وقابلة للتطبيق. تُحافظ التمارين الدورية والتحديثات المنتظمة على النظام نشطًا باستمرار.
تحليل المخاطر وتأثير الأعمال (BIA)
يُعد تحليل تأثير الأعمال (BIA) أحد أهم مكونات معيار ISO 22301، وهو نهج منهجي يُستخدم لتحديد العمليات التنظيمية الحيوية. يكشف هذا التحليل عن الخدمات التي ستتوقف في حالة حدوث انقطاع، وتأثير ذلك المالي والتشغيلي، وأهداف وقت الاسترداد، والخيارات البديلة للحلول.
يجب إجراء عملية BIA كدراسة عابرة للوظائف تشمل جميع الوحدات. يتم تحديد مستوى التأثير مع الأخذ في الاعتبار عمل كل قسم، والموارد المستخدمة، ومستوى الاعتماد الخارجي، وتوقعات العملاء. لا يساعد هذا التحليل على فهم المخاطر فحسب، بل يساعد أيضًا في تحديد أولويات الاستثمار. تُوضح أهداف وقت الاسترداد (RTO) وأهداف نقطة الاسترداد (RPO) للعمليات الحرجة في هذه المرحلة.
ما يشمله تحليل BIA
- تحديد العمليات الحرجة
- تأثير انقطاع الأعمال على كل عملية
- أهداف وقت الاسترداد (RTO)
- أهداف نقطة الاسترداد (RPO)
- أوقات الانتقال إلى الموارد البديلة
تطوير خطة العمل للطوارئ
بعد تحديد المخاطر وإكمال تحليل تأثير الأعمال، تكون الخطوة التالية تطوير خطط عمل خاصة للطوارئ. تحدد هذه الخطط الوحدة التي ستتصرف وكيفية التصرف خلال أي أزمة، وسلسلة الاتصال التي سيتم تفعيلها، وأولوية استئناف العمليات. يشترط ISO 22301 ألا تبقى هذه الخطط على الورق فقط، بل يجب اختبارها بانتظام.
تحدد خطة العمل الفعالة بوضوح مراحل الاستجابة والتعافي والاستئناف. كما تشمل تفاصيل مثل بروتوكولات الاتصال أثناء الطوارئ، أدوار الموظفين، التنسيق مع الأطراف الخارجية، وحماية بنية تكنولوجيا المعلومات التحتية. بغض النظر عن حجم المؤسسة، يجب أن تكون هذه الخطط متاحة، ومفهومة، ومحدثة. خطة العمل هي الركيزة الأساسية لاستمرارية الأعمال المستدامة.
التحضير للتدقيق الخارجي مع شهادة ISO 22301
لا يحكم معيار ISO 22301 الممارسات الداخلية فقط، بل يشكل أيضًا بشكل شامل الاستعداد للتدقيقات الخارجية. تتضمن عملية الشهادة مراجعة الوثائق، والملاحظات الميدانية، والمقابلات الإدارية التي تُجرى من قبل جهة تدقيق مستقلة. خلال هذه العملية، يتم تقييم تحليل المخاطر، ونتائج تحليل تأثير الأعمال، وخطط العمل، واستراتيجيات الاتصال، وسجلات التمارين بدقة.
في مرحلة التدقيق، يتم اختبار الإجراءات المكتوبة للمؤسسة ومدى فاعليتها. لذلك، يجب إجراء تدقيقات داخلية وتحليلات الفجوات قبل الشهادة، ويجب تعزيز نقاط الضعف إن وجدت. الشهادة ليست مجرد وثيقة، بل هي أيضًا دليل على سمعة المؤسسة. توفر الشهادة المعترف بها دوليًا الثقة للعملاء، وأصحاب المصلحة، وشركاء العمل.
نصائح التحضير
- ضمان تحديث جميع الوثائق وسهولة الوصول إليها
- تحديد الأدوار والمسؤوليات بوضوح
- توثيق نتائج التمارين والتعليقات
- الحفاظ على سجلات التدقيقات الداخلية ومراجعات الإدارة
تخطيط استمرارية الأعمال القطاعي مع KIOSCERT
تختلف المخاطر والأولويات باختلاف القطاعات. على سبيل المثال، تكامل البيانات والوصول للعملاء حاسمان في قطاع المالية، في حين أن اضطرابات اللوجستيات وتوفير المواد الخام هي الأولويات في قطاع التصنيع. يعترف معيار ISO 22301 بهذه الفروق ويسمح بالتخطيط الخاص بكل قطاع. في هذا السياق، يجب تصميم إدارة استمرارية الأعمال كنظام مرن يتكيف مع طريقة عمل المؤسسة بدلاً من بنية موحدة للجميع.
يمكن لهيئات التدقيق المختصة مثل KIOSCERT إجراء تقييمات شاملة مع مراعاة خرائط المخاطر الخاصة بالقطاعات ونماذج التشغيل. وبهذه الطريقة، تطور المؤسسات استراتيجيات لا تقتصر على الامتثال العام فحسب، بل تستجيب أيضًا لديناميكيات القطاع. يتم هيكلة خطط استمرارية الأعمال المطورة لتتوافق تمامًا مع اللوائح القانونية وتوقعات العملاء.