نهج إدارة السجلات ومجموعة الحد الأدنى المتوقعة
في عملية الحصول على شهادة الأيزو 9001 (ISO 9001)، تعد إدارة السجلات أداة الإدارة الأساسية التي توضح كيفية هيكلة المنشأة لنظام إدارة الجودة الخاص بها، والقواعد التي تحكم هذا النظام، ومدى استدامة التطبيقات. لا ينبغي التعامل مع إدارة السجلات كمجرد مجموعة من الملفات التي يتم تقديمها في يوم التدقيق؛ بل يجب تصميمها كهيكل حي يعكس آليات اتخاذ القرار في المنظمة، وانضباط العمليات، والذاكرة المؤسسية. هذا النهج يتماشى بشكل مباشر مع فلسفة التفكير القائم على المخاطر في معيار الأيزو 9001.
من أكثر الأخطاء شيوعاً في الممارسة هو إعداد هيكل إدارة السجلات كنصوص نظرية تطابق بنود المعيار حرفياً ولكنها تفشل في الارتباط بالواقع التشغيلي. يتوقع معيار الأيزو 9001 من المؤسسات أن "تكتب ما تفعله" و "تفعل ما تكتبه". لذلك، يجب أن يعكس نهج إدارة السجلات العمليات الفعلية للمنشأة، وأن يكون متوافقاً مع التطبيقات الميدانية، وقابلاً للتدقيق. من وجهة نظر المدققين، يتم إعطاء الأولوية لعملية وظيفية السجلات واتساقها على حجمها.
يتناول معيار الأيزو 9001 مفهوم "المعلومات الموثقة" في إطار أكثر مرونة مقارنة بالإصدارات السابقة. إن تقليل عدد الإجراءات الإلزامية يتيح للمؤسسات تحديد مستوى التوثيق بناءً على ملف المخاطر الخاص بها وهيكلها التشغيلي. ومع ذلك، لا ينبغي تفسير هذه المرونة كعذر لهيكل سجلات ناقص. على العكس من ذلك، فإنه يتوقع إنشاء هيكل واعٍ لإدارة السجلات حيث يُعرف ما هي المعلومات التي يتم تسجيلها ولماذا.
إدارة السجلات الوظيفية
الهدف من إدارة السجلات في معيار الأيزو 9001 ليس إقناع المدقق، بل السيطرة على العمليات وإنتاج نتائج متسقة.
على الرغم من أن الحد الأدنى لمجموعة السجلات المتوقعة في عمليات التدقيق يختلف اعتماداً على نطاق أنشطة المنشأة وهيكل عملياتها، إلا أنه يجب أن يتضمن بالتأكيد عناصر أساسية معينة. تُعد سياسة الجودة وأهداف الجودة السجلات الأساسية التي تُظهر التوجه التنظيمي والالتزام الإداري. إن دعم هذه السجلات بأهداف قابلة للقياس ومراجعتها بشكل دوري يؤثر بشكل مباشر على فعالية النظام.
تشكل تعريفات العمليات وتفاعلاتها العمود الفقري لهيكل إدارة السجلات في الأيزو 9001. يجب تحديد بوضوح المدخلات التي تتحول إلى مخرجات، ومن هم أصحاب العمليات، وكيف يتم مراقبة الأداء. عندما يتم تقديم هذه التعريفات بتنسيق واضح وقابل للتطبيق بدلاً من المخططات المعقدة، فإنها توفر ميزة كبيرة أثناء عمليات التدقيق.
تعد السجلات المتعلقة بتقييمات المخاطر والفرص من بين المكونات الأكثر أهمية في نهج الأيزو 9001:2015. يتم فحص كيفية تحديد المنظمة للمخاطر، والإجراءات المخطط لها ضد هذه المخاطر، وكيفية مراقبة النتائج بالتفصيل أثناء عمليات التدقيق. إن إمكانية تتبع هذه السجلات داخل نظام إدارة السجلات تشير إلى مستوى نضج نظام إدارة الجودة.
مجال آخر مهم يجب مراعاته ضمن نطاق المعلومات الموثقة هو سجلات الرقابة التشغيلية والمراقبة. تعمل السجلات المتعلقة بالإنتاج، وتقديم الخدمات، ومراقبة الجودة، وأنشطة التحقق كدليل موضوعي يثبت أن العمليات يتم تنفيذها كما هو مخطط لها. إن ضمان أن هذه السجلات منظمة ومتاحة ومتسقة يسرع بشكل كبير من عملية التدقيق.
عند تحديد الحد الأدنى لمجموعة السجلات، يجب أيضاً مراعاة حجم المنشأة، والتعقيد التنظيمي، وتوقعات العملاء. في حين أن إدارة السجلات المفصلة بشكل مفرط يمكن أن تجعل النظام غير قابل للإدارة للمنشآت الصغيرة، فإن إدارة السجلات غير الكافية يمكن أن تؤدي إلى ثغرات رقابية خطيرة في الهياكل الكبيرة ومتعددة العمليات. لذلك، يشكل مبدأ التوازن أساس نهج إدارة السجلات في الأيزو 9001.
في عمليات تدقيق شهادة الأيزو 9001 التي تجريها "كيوسيرت" (Kioscert)، يتم تقييم كيفية إضافة إدارة السجلات قيمة للمنشأة بما يتجاوز مجرد الامتثال للمعيار. تضمن المعلومات الموثقة التي تكون محدثة ومتوافقة مع العمليات الميدانية وتتم إدارتها بشكل منهجي أن تسير عملية التدقيق بطريقة أكثر قابلية للتنبؤ وفعالية.
ختاماً، يعد نهج إدارة السجلات والحد الأدنى لمجموعة السجلات المتوقعة من بين اللبنات الأساسية لعملية الحصول على شهادة الأيزو 9001. إن إنشاء هذا الهيكل بشكل صحيح يجعل من الممكن ليس فقط النجاح في عمليات التدقيق، بل أيضاً دمج نظام إدارة الجودة بفعالية في العمليات اليومية. إن إدارة السجلات الوظيفية والقائمة على المخاطر عنصر لا غنى عنه لإدارة الجودة المستدامة.