Türkçe
English
العربية
Azərbaycan
ISO Belgesi Geçerliliği Neden Doğrulanmalıdır?
ISO Belgesi Nedir sorusunu araştıran alıcıların bilmesi gereken temel nokta, ISO standartlarına uygunluk sertifikalarının bağımsız belgelendirme kuruluşları tarafından düzenlenmesidir. Uluslararası Standardizasyon Örgütü (ISO), standartları geliştirir ancak doğrudan sertifika vermez. Bir tedarikçinin sunduğu ISO belgesi, belirli bir yönetim sisteminin ilgili standart kapsamında değerlendirildiğini gösterir. Bununla birlikte belge üzerinde geçerlilik tarihi bulunması, sertifikanın güncel durumda aktif olduğunu tek başına kanıtlamaz. Sertifika askıya alınmış, geri çekilmiş veya süresi dolmuş olabilir. Bu nedenle satın alma ve tedarikçi değerlendirme süreçlerinde sertifika bilgilerinin güvenilir kaynaklardan doğrulanması gerekir. Kontrol, yalnızca belgenin varlığını değil, hangi işletmeyi ve faaliyetleri kapsadığını da ortaya koymalıdır.
ISO Sertifikasının Geçerli Olması Ne Anlama Gelir?
Geçerli bir yönetim sistemi sertifikası, ilgili belgelendirme kuruluşunun kayıtlarında aktif durumda bulunmalıdır. Sertifikadaki standart, kuruluş kimliği ve faaliyet açıklaması doğrulanan kayıtla uyumlu olmalıdır.
Belgenin düzenlenme tarihi geçmiş durumu gösterirken güncel statü, sertifikanın kullanılabilirliği hakkında daha doğrudan bilgi sağlar.
ISO Belgelerini Kim Düzenler?
ISO sertifikaları, uygunluk değerlendirmesi gerçekleştiren bağımsız belgelendirme kuruluşlarınca düzenlenir. Bu kuruluşlar, yetkinliklerinin bağımsız olarak değerlendirilmesi amacıyla akreditasyon alabilir.
Akreditasyonun bulunmaması tek başına sertifikanın sahte olduğunu göstermez. Ancak akredite sertifika arayan alıcılar, ilgili akreditasyonun kapsamını ayrıca doğrulamalıdır.
IAF CertSearch ile Sertifika Sorgulama
IAF CertSearch, akredite yönetim sistemi sertifikalarının doğrulanmasına yönelik uluslararası bir veri tabanıdır. İşletme adı veya sertifika numarası kullanılarak arama yapılabilir.
Bulunan kayıtta sertifika statüsü, standart ve belgelendirme kuruluşu incelenebilir. Veri tabanında sonuç bulunmaması, belgenin otomatik olarak geçersiz olduğu anlamına gelmez.
Alıcılar İçin ISO Belgesi Kontrol Listesi
- Kimlik: Belgeli işletmenin resmî unvanını doğrulayın.
- Numara: Sertifika numarasıyla kayıt araması yapın.
- Standart: Belirtilen ISO standardını karşılaştırın.
- Kapsam: Belgeli faaliyetleri satın alma ihtiyacıyla eşleştirin.
- Statü: Sertifikanın aktif durumunu kontrol edin.
- Kaynak: Doğrulama sonucunu güvenilir kayıtlarla destekleyin.
Askıya Alınmış veya Süresi Dolmuş Sertifikalar
IAF CertSearch kayıtlarında aktif, askıya alınmış, geri çekilmiş ve süresi dolmuş sertifika durumları gösterilebilir. Bu statüler aynı anlama gelmez.
Alıcılar özellikle askıya alınmış sertifikaları geçerli belge olarak değerlendirmemelidir. Statü değişikliklerinin nedenleri gerektiğinde belgelendirme kuruluşuna sorulmalıdır.
Resmî Kayıtlarda Belge Bulunamazsa Ne Yapılır?
Bir sertifikanın veri tabanında bulunamaması, kayıt eksikliğinden veya erişim sınırlamalarından kaynaklanabilir. Öncelikle sertifika numarası ve işletme adı kontrol edilmelidir.
Ardından belgeyi düzenleyen kuruluştan güncel statü teyidi istenmelidir. KIOSCERT kapsamında yürütülen belge değerlendirmelerinde doğrulama kaynağı, kontrol tarihi ve alınan yanıtlar kaydedilebilir.
Sertifika Numarasıyla ISO Belgesi Nasıl Sorgulanır?
ISO Belgesi Nedir sorusunun ardından alıcıların araştırması gereken konulardan biri, sunulan sertifikanın numarası üzerinden nasıl doğrulanacağıdır. Sertifika numarası, belgeyi düzenleyen belgelendirme kuruluşunun kayıtlarında ilgili yönetim sistemi sertifikasını tanımlamaya yardımcı olur. Ancak numaranın bulunması, belgenin kendiliğinden geçerli olduğunu göstermez. Doğrulamada sertifikayı alan işletmenin unvanı, uygulanan standart, belgelendirme kuruluşu ve güncel statü birlikte incelenmelidir. Akredite yönetim sistemi sertifikaları için IAF CertSearch kullanılabilir. Bunun yanında belgelendirme kuruluşunun kendi doğrulama kayıtları da önemli bir kaynaktır. Farklı kaynaklardan elde edilen bilgiler arasında uyuşmazlık bulunursa alıcı, belgeyi kabul etmeden önce açıklama istemelidir.
IAF CertSearch Üzerinden Numara ile Arama
IAF CertSearch platformunun arama alanına sertifika numarası girilerek ilgili kayıt araştırılabilir. Tam numaranın kullanılması, benzer belge kayıtları arasında yanlış eşleşme riskini azaltır.
Sonuç bulunduğunda sertifikanın ayrıntı sayfası açılmalı, yalnızca arama önerisinde görünen kuruluş adına dayanarak değerlendirme yapılmamalıdır. Ayrıntılı doğrulama için hesap veya erişim koşulları uygulanabilir.
Sertifika Numarası ve Şirket Unvanı Eşleşmesi
Arama sonucundaki sertifika numarası, alıcının elindeki belgeyle birebir karşılaştırılmalıdır. Ayrıca belgeli işletmenin ticari unvanı ve kayıtlı kuruluş kimliği incelenmelidir.
Benzer isimli şirketler, bağlı ortaklıklar veya farklı yerleşkeler yanlış eşleşmeye neden olabilir. Uyuşmazlıkların açıklanması için belgeyi düzenleyen kuruluşa başvurulmalıdır.
Belgelendirme Kuruluşunun Kendi Kayıtları
IAF CertSearch dışında sertifikayı düzenleyen kuruluşun resmî doğrulama hizmeti de kullanılabilir. Her kuruluşun sorgulama yöntemi aynı değildir; bazıları doğrudan yazılı teyit sağlayabilir.
Belgenin geçerli olup olmadığı sorulurken sertifika numarası ve işletme adı birlikte iletilmelidir. Yanıtın yetkili kaynaktan geldiği doğrulanmalıdır.
ISO Sertifika Numarası Sorgulama Kontrol Listesi
- Numara: Sertifika üzerindeki tanımlayıcıyı eksiksiz girin.
- Şirket: Kayıttaki kuruluş unvanını karşılaştırın.
- Standart: ISO standardını ve ilgili sürümünü kontrol edin.
- Kuruluş: Belgeyi düzenleyen belgelendirme kuruluşunu doğrulayın.
- Statü: Güncel sertifika durumunu inceleyin.
- Kayıt: Doğrulama tarihini ve kaynaklarını belgeleyin.
Standart ve Güncel Sertifika Statüsünün Kontrolü
IAF CertSearch kayıtlarında sertifikanın ilişkili olduğu standart ve mevcut durum görüntülenebilir. Aktif, askıya alınmış, geri çekilmiş ve süresi dolmuş statüler farklı sonuçlar doğurur.
Özellikle askıya alınmış veya geri çekilmiş belgeler güncel geçerlilik kanıtı olarak kabul edilmemelidir. Belgedeki son geçerlilik tarihi tek başına yeterli değildir.
Arama Sonucu Bulunamadığında İzlenecek Yol
Sonuç bulunamaması, kaydın henüz yüklenmemesi veya erişim sınırlamaları gibi nedenlerden kaynaklanabilir. Bu durum doğrudan sahte belge kanıtı sayılmamalıdır.
Öncelikle numara doğrulanmalı, ardından belgelendirme kuruluşundan güncel sertifika teyidi istenmelidir. KIOSCERT kapsamında yapılan tedarikçi değerlendirmelerinde alınan yanıtlar ve sorgulama kayıtları saklanabilir.
Belgelendirme Kuruluşunun Akreditasyonu Nasıl Kontrol Edilir?
ISO Belgesi Nedir sorusuna yanıt arayan işletmelerin, sertifikayı düzenleyen kuruluşun yetkinliğini de araştırması gerekir. Yönetim sistemi belgelendirme kuruluşları, işletmelerin belirli ISO standartlarına uygunluğunu değerlendirerek sertifika düzenler. Akreditasyon kuruluşları ise bu belgelendirme kuruluşlarının yetkinliğini, tarafsızlığını ve ilgili gerekliliklere uygunluğunu değerlendirir. Yönetim sistemi belgelendirmelerinde ISO/IEC 17021-1 temel yeterlilik standardıdır. Akreditasyon genel olarak zorunlu olmamakla birlikte, akredite sertifika talep eden alıcılar için önemli bir doğrulama unsurudur. Kontrol sırasında yalnızca akreditasyon logosuna güvenilmemeli; kuruluşun kimliği, akreditasyon numarası, kapsamı ve güncel statüsü bağımsız kaynaklardan incelenmelidir.
Belgelendirme ve Akreditasyon Kuruluşları Arasındaki Fark
Belgelendirme kuruluşu, müşterinin yönetim sistemini denetler ve uygunluk sonucuna göre sertifika düzenler. Akreditasyon kuruluşu ise belgelendirme faaliyetini gerçekleştiren kuruluşun yeterliliğini değerlendirir.
ISO standartları yayımlar ancak doğrudan sertifika düzenlemez. Bu görev ayrımının bilinmesi, belgelerdeki yetki beyanlarının doğru yorumlanmasını sağlar.
Akreditasyon Numarası Nasıl Doğrulanır?
Akreditasyon numarası, ilgili belgelendirme kuruluşunun resmî kaydına erişmek için kullanılabilir. Numara, kuruluşun tam unvanıyla birlikte karşılaştırılmalıdır.
Yanlış eşleştirmeleri önlemek amacıyla akreditasyonu veren kuruluş ve ilgili program da kontrol edilmelidir. Tek başına numara bulunması yeterli değildir.
Resmî Akreditasyon Dizinleri Nasıl Kullanılır?
Akreditasyon kuruluşları, akredite ettikleri kuruluşlara ilişkin kayıtlar yayımlar. TÜRKAK ve IAS gibi kuruluşların resmî dizinleri, ilgili akreditasyon bilgilerinin araştırılmasında kullanılabilir.
Arama sonucunda güncel statü ve yayımlanan kapsam belgesi incelenmelidir. Ticari tanıtım sitelerindeki açıklamalar resmî doğrulamanın yerine geçmemelidir.
Akreditasyon Doğrulama Kontrol Listesi
- Kimlik: Belgelendirme kuruluşunun resmî unvanını doğrulayın.
- Numara: Akreditasyon numarasını kayıtla karşılaştırın.
- Kaynak: Yetkili akreditasyon kuruluşunun dizinini kullanın.
- Standart: İlgili yönetim sistemi standardını kontrol edin.
- Kapsam: Teknik alan ve sektör sınırlamalarını inceleyin.
- Statü: Akreditasyonun güncel durumunu teyit edin.
Akreditasyon Kapsamı ve Güncel Statü
Bir kuruluşun akredite olması, bütün ISO standartlarında yetkinliğinin doğrulandığı anlamına gelmez. Örneğin ISO 9001 belgelendirme kapsamı, ISO 14001 yetkinliğini kendiliğinden kapsamaz.
Ayrıca askıya alınma, geri çekilme ve kapsam daraltılması kararları incelenmelidir. Geçmiş tarihli akreditasyon belgeleri güncel durumun kesin kanıtı değildir.
IAF CertSearch ile Doğrudan Doğrulama
IAF CertSearch üzerinden sertifika numarası veya işletme adıyla arama yapılabilir. Erişilebilen kayıtlarda sertifikayı düzenleyen kuruluş, akreditasyon kuruluşu ve ilgili standart karşılaştırılabilir.
Uluslararası tanınma değerlendirmesinde 2026 itibarıyla Global ACI karşılıklı tanınma düzenlemeleri de dikkate alınmalıdır. Kayıt bulunamadığında ilgili kuruluşlardan doğrudan teyit istenmeli, kontrol sonucu belgelendirilmelidir.
Sertifikadaki Unvan, Adres ve Faaliyet Kapsamı Nasıl Doğrulanır?
ISO Belgesi Nedir sorusunu araştıran alıcılar için sertifikanın hangi işletmeye, yerleşkeye ve faaliyete ait olduğunun belirlenmesi önemli bir kontrol aşamasıdır. Bir yönetim sistemi sertifikası, kuruluşun bütün ticari faaliyetlerini otomatik olarak kapsamaz. Belgede belirtilen tüzel kişi, adresler ve faaliyet tanımı, belgelendirilen yönetim sisteminin sınırlarını anlamaya yardımcı olur. Tedarikçi değerlendirmesinde bu bilgiler satın alınacak ürün veya hizmetle karşılaştırılmalıdır. Özellikle farklı ticari unvanlarla çalışan şirketlerde ve birden fazla üretim tesisi bulunan kuruluşlarda belge kapsamının yanlış yorumlanması mümkündür. Doğrulama işlemi, sertifikanın kendisiyle birlikte belgelendirme kuruluşunun güncel kayıtlarına dayanmalıdır.
Tüzel Kişi ve Ticari Unvan Nasıl Eşleştirilir?
Sertifikadaki kuruluş unvanı, tedarik sözleşmesinde ve resmî şirket belgelerinde bulunan bilgilerle karşılaştırılmalıdır. Ticari marka ile kayıtlı tüzel kişi farklı olabilir.
İsim değişiklikleri veya şirket birleşmeleri söz konusuysa belgelendirme kuruluşundan güncel teyit istenmelidir. Benzer isimler, aynı belge kapsamına sahip olunduğunu kanıtlamaz.
Merkez ve Şube Adresleri Nasıl Kontrol Edilir?
Belgede bulunan adreslerin hangi faaliyet noktalarına karşılık geldiği incelenmelidir. Yönetim merkezi, üretim tesisi, depo ve hizmet ofisi farklı işlevler üstlenebilir.
Yalnızca merkez adresinin görülmesi, diğer yerleşkelerin kapsamda bulunduğunu göstermez. Gerektiğinde sertifika ekleri veya belgelendirme kuruluşunun kayıtları incelenmelidir.
Çok Yerleşkeli Belgelendirme Nasıl Değerlendirilir?
IAF MD 1, tek yönetim sistemi altında birden fazla yerleşkede faaliyet gösteren kuruluşların denetim ve belgelendirilmesine ilişkin kuralları açıklar.
Çok yerleşkeli sertifikalarda kapsanan yerleşkeler ve faaliyetleri belirlenebilmelidir. Belirli koşullarda örneklemeli denetim uygulanması, listelenmeyen bütün tesislerin kendiliğinden kapsama girdiği anlamına gelmez.
Unvan, Adres ve Faaliyet Kontrol Listesi
- Unvan: Belgeli tüzel kişiyi tedarikçiyle eşleştirin.
- Marka: Ticari adın hukuki ilişkisini doğrulayın.
- Adres: İlgili tesisin sertifikada bulunduğunu kontrol edin.
- Yerleşke: Çok yerleşkeli sertifika eklerini inceleyin.
- Faaliyet: Belge kapsamını satın alınan hizmetle karşılaştırın.
- Teyit: Uyuşmazlıkları yetkili kaynaktan doğrulayın.
Faaliyet Kapsamı Tedarik Edilen Ürünle Nasıl Eşleştirilir?
ISO 9001 sertifikasında üretim, tasarım, montaj veya bakım gibi faaliyetler tanımlanabilir. Alıcı, tedarik edilen ürün veya hizmetin ilgili kapsam açıklamasıyla örtüşüp örtüşmediğini değerlendirmelidir.
Örneğin yalnızca satış faaliyetini kapsayan bir belge, üretim faaliyetinin de belgelendirildiğini göstermez. Kapsam dışında kalan işlemler için ayrıca kanıt gerekebilir.
Kayıt Uyuşmazlıkları ve Resmî Doğrulama
IAF CertSearch üzerinden erişilebilen kayıtlarda sertifikalı kuruluş, faaliyet kapsamı ve yerleşke bilgileri incelenebilir. Ancak erişilebilir bilgiler kayıt ve yetkilendirme koşullarına bağlı olabilir.
KIOSCERT kapsamında yapılan belge kontrollerinde farklılıklar doğrudan belgelendirme kuruluşuna sorulabilir. Yanıtlar, kontrol tarihi ve doğrulama kaynağıyla birlikte kaydedilmelidir.
Askıya Alınmış, Geri Çekilmiş veya Süresi Dolmuş ISO Belgeleri Nasıl Ayırt Edilir?
ISO Belgesi Nedir sorusunun ardından sertifika geçerliliği araştırılırken belgenin güncel statüsü değerlendirilmelidir. Yönetim sistemi sertifikaları aktif, askıya alınmış, geri çekilmiş veya süresi dolmuş durumda bulunabilir. Bu statüler farklı sonuçlar doğurduğundan birbirinin yerine kullanılmamalıdır. Sertifika üzerinde ileri tarihli bir geçerlilik süresi bulunması, belgenin hâlen aktif olduğunu kesinleştirmez. Belgelendirme kuruluşu, geçerlilik dönemi içinde sertifikayı askıya alabilir veya geri çekebilir. Alıcıların doğru karar verebilmesi için belge üzerindeki tarihlerin yanı sıra IAF CertSearch kayıtları ve belgelendirme kuruluşunun güncel açıklamaları incelenmelidir. Böylece tedarikçi değerlendirmesinde eski veya artık geçerli olmayan sertifikalara dayanılması önlenebilir.
Aktif ISO Sertifikası Ne Anlama Gelir?
Aktif statü, sertifikanın doğrulama tarihinde geçerli olduğunu belirtir. Ancak alıcı, bu durumun yanında belgelendirilen standardın ve faaliyet kapsamının kendi tedarik ihtiyacıyla uyumunu değerlendirmelidir.
Geçerli bir sertifika, işletmenin bütün ürünlerinin ayrı ayrı onaylandığı anlamına gelmez.
Askıya Alınmış Sertifika Nasıl Yorumlanır?
Askıya alma, sertifikanın geçici olarak etkinliğini kaybetmesidir. Bu durumda sertifikanın geçerli belgelendirme kanıtı olarak kullanılması uygun değildir.
Askıya alma nedenleri ve yeniden etkinleştirme koşulları ilgili belgelendirme kuruluşunun kurallarına bağlıdır. Kuruluşun açıklaması alınmadan statünün kendiliğinden düzeldiği varsayılmamalıdır.
Geri Çekilmiş ve Süresi Dolmuş Belgeler Arasındaki Fark
Geri çekilmiş sertifika, belgelendirme kuruluşunca iptal edilmiş belgedir. Süresi dolmuş sertifika ise geçerlilik döneminin sona erdiğini gösterir.
Her iki durumda da eski belge güncel geçerlilik kanıtı değildir. Yeniden belgelendirme yapılmışsa yeni sertifika bilgileri ayrıca doğrulanmalıdır.
ISO Sertifika Statüsü Kontrol Listesi
- Aktif: Güncel geçerliliği resmî kayıttan doğrulayın.
- Askıda: Geçici geçersizlik durumunu değerlendirin.
- Geri çekilmiş: İptal edilmiş belgeyi güncel kanıt saymayın.
- Süresi dolmuş: Yeni sertifika bulunup bulunmadığını araştırın.
- Tarih: Belge tarihlerini güncel statüyle karşılaştırın.
- Teyit: Belirsiz durumlarda belgelendirme kuruluşuna başvurun.
IAF CertSearch Üzerinden Güncel Statü Kontrolü
IAF CertSearch, akredite yönetim sistemi sertifikaları için aktif, askıya alınmış, geri çekilmiş ve süresi dolmuş statüleri tanımlar. Sorgulamada sertifika numarasıyla ilgili kayıt bulunabilir.
Sonuç alınamaması, tek başına geçersizlik kanıtı değildir. Böyle durumlarda belgeyi düzenleyen kuruluştan yazılı doğrulama istenmelidir.
Tedarikçi Değerlendirmesinde Statü Farklılıkları
KIOSCERT kapsamında değerlendirilen tedarikçi belgelerinde sertifika statüsü, satın alma koşullarıyla birlikte ele alınabilir. Geçerli belge zorunluluğu bulunan işlemlerde askıya alınmış sertifika yeterli kabul edilmemelidir.
Doğrulama tarihi, kullanılan kaynak ve alınan yanıtlar kaydedilmelidir. Statü değişikliği belirlenirse tedarikçi onayının yeniden değerlendirilmesi gerekebilir.
ISO Belgesi Doğrulanamıyorsa Alıcı Ne Yapmalı?
ISO Belgesi Nedir sorusuyla başlayan tedarikçi araştırmalarında, sunulan sertifikanın doğrulanamaması dikkatle yönetilmesi gereken bir durumdur. IAF CertSearch üzerinden yapılan sorgulamada sonuç bulunmaması, belgenin mutlaka sahte veya geçersiz olduğunu göstermez. Kayıt henüz veri tabanına eklenmemiş, erişime kapatılmış veya sistemden çıkarılmış olabilir. Bununla birlikte doğrulama yapılamaması, sertifikanın geçerli olduğu yönünde kesin bir değerlendirmeye de izin vermez. Alıcı, öncelikle belge bilgilerinin doğruluğunu incelemeli, ardından yetkili kaynaklardan teyit almalıdır. Özellikle sertifika sunulmasının sözleşmesel zorunluluk olduğu satın alma işlemlerinde, doğrulanamayan beyanların nasıl ele alınacağı önceden belirlenmelidir.
IAF CertSearch Kaydı Bulunamıyorsa Ne Yapılır?
Arama sonuç vermediğinde sertifika numarası, işletme unvanı ve kullanılan karakterler kontrol edilmelidir. Alternatif olarak kuruluş adıyla sorgulama yapılabilir.
IAF CertSearch, doğrulanamayan kayıtlar için destek ve sorgulama kanalları sunar. Gizlilik nedeniyle görüntülenmeyen kayıtlar hakkında ilgili belgelendirme kuruluşundan bilgi istenebilir.
Eksik veya Hatalı Sertifika Numarası
Sertifika numarasındaki eksik karakterler veya yazım farklılıkları yanlış sonuçlara neden olabilir. Tedarikçiden okunabilir, eksiksiz ve güncel belge kopyası talep edilmelidir.
Belge üzerinde değişiklik şüphesi varsa yalnızca yeni dosya gönderilmesiyle yetinilmemeli, numara doğrudan yetkili kuruluştan doğrulanmalıdır.
Belgelendirme Kuruluşundan Doğrudan Teyit
Sertifikayı düzenleyen kuruluşun resmî iletişim kanalları kullanılmalıdır. Sertifika numarası, belgeli işletmenin adı, uygulanan standart ve mevcut geçerlilik durumu yazılı olarak sorulabilir.
Yanıt alınamaması durumunda kuruluşun bağlı olduğu akreditasyon kuruluşuna başvurularak akreditasyon statüsü ve uygun doğrulama yöntemi araştırılabilir.
Doğrulanamayan ISO Belgesi İçin Kontrol Listesi
- Arama: Sertifika numarasını yeniden kontrol edin.
- Belge: Tedarikçiden güncel sertifika kopyası isteyin.
- Teyit: Belgelendirme kuruluşuna doğrudan başvurun.
- Akreditasyon: İlgili kuruluşun resmî kaydını inceleyin.
- Risk: Doğrulanamayan beyanın satın almaya etkisini değerlendirin.
- Kayıt: Sorgulamaları ve yazılı yanıtları saklayın.
Sahte Belge Şüphesi Nasıl Yönetilir?
Kuruluş adı, akreditasyon işareti veya sertifika numarasında açıklanamayan farklılıklar varsa belgenin gerçekliği araştırılmalıdır. Şüphe, kanıtlanmış sahtecilikle karıştırılmamalıdır.
ISO, yanlış sertifikasyon iddiaları için öncelikle belgelendirme kuruluşuna başvurulmasını önerir. Sahte akredite belgelendirme iddiaları ilgili akreditasyon mercilerine bildirilebilir.
Satın Alma Kararı ve Doğrulama Kayıtları
Geçerli ISO sertifikası zorunlu tutuluyorsa belge doğrulanana kadar tedarikçi onayı ertelenebilir. Diğer durumlarda karar, sözleşme şartlarına ve risk değerlendirmesine dayanmalıdır.
KIOSCERT kapsamında yürütülen belge kontrollerinde sorgulama tarihi, kullanılan kaynak, yazışmalar ve alınan karar kayıt altına alınabilir. Böylece sonraki tedarikçi değerlendirmelerinde doğrulama geçmişi izlenebilir.
ISO Belgesi Kontrolünde Alıcıların Sık Yaptığı Hatalar
ISO Belgesi Nedir sorusunu araştıran alıcılar, sertifikanın varlığı ile doğrulanmış geçerliliği arasındaki farkı dikkate almalıdır. Tedarikçi seçiminde yapılan yaygın hata, sunulan belgeyi yalnızca görsel özelliklerine veya üzerindeki tarihlere göre değerlendirmektir. Oysa güvenilir bir ISO belgesi kontrolü, belgelendirme kuruluşunun kayıtlarını, sertifikanın güncel statüsünü ve belgelenen faaliyetleri birlikte incelemeyi gerektirir. Yanlış eşleştirmeler, sözleşmede aranan belgelendirme şartlarının karşılandığı yönünde hatalı kararlar alınmasına neden olabilir. Kontrol sürecinin belirli ölçütlere bağlanması ve sonuçların kaydedilmesi, satın alma ekiplerinin farklı tedarikçileri tutarlı şekilde değerlendirmesini kolaylaştırır.
Yalnızca Sertifika Üzerindeki Tarihe Güvenmek
Bir sertifikada geçerlilik bitiş tarihinin henüz gelmemiş olması, belgenin aktif statüde bulunduğunu garanti etmez. Belgelendirme kuruluşu, geçerlilik dönemi içerisinde askıya alma veya geri çekme kararı verebilir.
Bu nedenle tarih kontrolü, güncel sertifika statüsünün sorgulanmasıyla tamamlanmalıdır. Eski belge kopyaları tek başına yeterli kabul edilmemelidir.
Sertifikayı Yanlış Kuruluşla Eşleştirmek
Benzer ticari unvanlar, grup şirketleri ve farklı tüzel kişilikler karışıklığa neden olabilir. Belgede belirtilen kuruluşun, satın alma sözleşmesindeki tedarikçiyle aynı olup olmadığı incelenmelidir.
Bir grup şirketine ait sertifika, diğer bağlı kuruluşların aynı kapsamda belgelendirildiğini kendiliğinden göstermez.
Faaliyet ve Adres Kapsamını İhmal Etmek
Üretim, satış ve bakım gibi faaliyetlerin aynı sertifikada bulunması zorunlu değildir. Alıcılar, ihtiyaç duydukları ürün veya hizmetin belgeli faaliyetlerle örtüşmesini kontrol etmelidir.
Farklı tesislerin bulunduğu işletmelerde ilgili adresin kapsamda yer aldığı da doğrulanmalıdır. Gerektiğinde sertifika ekleri incelenmelidir.
ISO Belgesi Kontrolünde Hataları Önleme Listesi
- Tarih: Güncel sertifika statüsünü ayrıca sorgulayın.
- Unvan: Tedarikçinin tüzel kişi bilgilerini eşleştirin.
- Kapsam: Faaliyet ve yerleşke sınırlarını inceleyin.
- Yetki: Akreditasyon ile belgelendirmeyi ayırın.
- Kaynak: Veri tabanı sonucunu dikkatle yorumlayın.
- Kayıt: Doğrulama kanıtlarını ve tarihlerini saklayın.
Akreditasyon ve ISO Logosunu Yanlış Yorumlamak
ISO, standartları yayımlar ancak kuruluşlara doğrudan sertifika düzenlemez. Belgelendirme kuruluşunun yetkinliğinin akredite edilmesi, müşteri sertifikasının düzenlenmesinden farklı bir işlemdir.
ISO logosu da sertifika geçerliliğinin kanıtı değildir. ISO, kendi logosunun yetkisiz belgelendirme amaçlarıyla kullanılmasına izin vermez.
Veri Tabanı Sonucunu ve Doğrulama Kayıtlarını Yanlış Yönetmek
IAF CertSearch üzerinde kayıt bulunamaması, otomatik olarak sahtecilik anlamına gelmez. Erişim veya veri aktarımı sınırlamaları bulunabilir. Belirsizliklerde belgelendirme kuruluşundan doğrudan teyit alınmalıdır.
KIOSCERT kapsamında değerlendirilen tedarikçi belgelerinde sorgulama tarihi, kullanılan kaynak, yazılı yanıtlar ve alınan kararlar saklanabilir. Kayıtsız yapılan kontrollerin sonradan izlenmesi ve tekrar değerlendirilmesi güçleşir.