ISO 9001 Süreç KPI’ları: Sektöre Göre Hazır Şablonlar

ISO 9001 Süreç KPI’larına Giriş ve Tasarım İlkeleri

Bu bölüm, ISO 9001:2015 bağlamında süreç performansını kurumsal strateji ile hizalayacak KPI (Key Performance Indicator) mimarisinin nasıl kurgulanacağını uçtan uca ele alır. Amaç, sektör bağımsız bir çatı kurup sonraki bölümlerde üretim, hizmet, yazılım ve lojistik dikeylerine özel hazır KPI şablonlarını doğrudan uygulanabilir hale getirmektir. Yaklaşım; süreç haritalama, KPI eşleştirme, hedef kademelendirme, pano (dashboard) tasarımı, iç tetkik kanıtları, tedarikçi yönetimi, CAPA entegrasyonu ve Üst Yönetim Gözden Geçirme (YGG) çıktıları ile kapalı çevrim kurulumunu kapsar.

KPI tasarımının zorunlu meta verileri

Olgun bir KPI sistemi, her metriğin tekil tanımını, hesap formülünü ve yönetim ritmini standardize eder. Aşağıda kurumsal devreye alma için önerilen meta alanları yer alır.

Süreç haritalama ve KPI eşleştirme

KPI’lar süreç haritasının (SIPOC/Değer Akış Haritası) kritik kontrol noktalarına takılır. Girdi kalitesi, dönüşüm verimliliği ve çıktı uygunluğu için ayrı ölçüm aileleri oluşturulur. Ölçüm yeri, veri kaynağı ve sıklık sürecin döngü hızı ile uyumlu olmalıdır. Örneğin, yüksek hacimli akışlarda günlük proses KPI’ları, düşük hacimli proje işlerinde ise faz kapısı KPI’ları daha etkindir. Her süreç adımı için en çok bir “sonuç” KPI’ı ve gerektiği kadar “itici” (leading) KPI tanımlanır. Böylece yönetim paneli sade kalır ve neden–sonuç zinciri okunur.

Hedef/limit kurgusu ve strateji uyumu

Hedef kademelendirme, kurumsal politika hedeflerinin süreç seviyesine indirgenmesidir. Üst seviye sonuç KPI’ları (ör. müşteri memnuniyeti, DPMO, OTIF) alt süreçlerde itici KPI’lara parçalanır. Yıllık hedef, çeyreklik ara hedefler ve aylık limitler trafik ışığı mantığı ile yönetilir. Değer seti; “hedef”, “uyarı bandı” ve “kritik bandı” olacak şekilde üç seviyelidir. Dikey hizalama için OKR’lerle köprü kurulur: KR’lar ilgili KPI bantlarına bağlanır ve YGG’de sonuçlar tek sayfada konsolide edilir.

Veri kaynağı, sıklık ve sahiplik

Veri kaynağı tercihi, ölçüm maliyeti ve doğruluk dengesi üzerinden yapılır. Mümkün olduğunda otomatik veri çekimi (ERP/MES/CRM/QMS) tercih edilir; manuel formlar için dijital denetim izi zorunlu tutulur. Sıklık, istatistiksel dalgalanmayı görünür kılacak kadar kısa, operasyonel gürültü yaratmayacak kadar uzun olmalıdır. Sahiplikte “tek sorumlu” prensibi geçerlidir; RACI matrisinde hesap verebilir kişi net atanır. Vekil planı ve süreklilik riskleri dokümante edilir.

Görselleştirme ve pano tasarımı

Pano, karar verme hızını artırmak için tasarlanır. Her KPI tek bir görsel dil ile gösterilir: hedef bantları, takvimsel trend, son değer ve eşik uyarısı. Trafik ışığı kodları yorumdan bağımsız okunmalıdır. YG gibi aylık ritimlerde üst düzey panolar özet, süreç panoları ise detay trend içerir. Dağılım grafikleri ve kutu grafikleri, süreç kararlılığını okumak için destekleyici göstergedir. Pano sürümü, veri sözlüğü ile birlikte yapılandırma kontrolü altında tutulur.

İç tetkikte KPI kanıtları

İç tetkiklerde denetçi üç kanıt arar: (1) tanımlı KPI sözlüğü ve onaylı hedefler, (2) veri bütünlüğü ve izlenebilirlik (kaynak ekran görüntüsü, rapor çıktısı, zaman damgası), (3) limit aşımlarında tetiklenen CAPA kayıtları ve etkinlik doğrulaması. Numune incelemeleri, uç değerlerin doğrulanması ve formül yeniden hesaplamasıyla tamamlanır. Bulgular, süreç sahibi ile düzeltici eylem planı üzerinden kapatılır.

CAPA ve KPI etkileşimi

Kritik limit aşımlarında CAPA otomatik tetiklenir. Kök neden analizi (5N1K, Balık Kılçığı, 5 Neden) KPI formülü ve veri kaynağı varsayımlarını da kapsar. Geçici düzeltmeler ile kalıcı düzeltmeler ayrıştırılır; etkinlik doğrulaması KPI trendinde hedef bantlarına geri dönüş ile kanıtlanır. Kapama, YGG gündemine bağlanır.

Üst Yönetim Gözden Geçirme çıktıları

YGG, KPI ekosisteminin resmi geri besleme döngüsüdür. Gündem; hedef gerçekleşmeleri, müşteri geri bildirimleri, uygunsuzluk–CAPA durumu, tedarikçi performansı ve kaynak ihtiyaçlarını içerir. Kararlar, KPI hedef güncellemeleri ve yatırım–kaynak planları olarak çıkar. Panolarda yıl içi hedef düzeltmeleri versiyonlanır ve iletişimi yapılır.

KPI olgunluk değerlendirmesi

Olgunluk beş basamakta ölçülür: Seviye 1 ad hoc ölçümler, Seviye 2 tanımlı ama tutarsız veri, Seviye 3 standardize edilmiş sözlük ve periyod, Seviye 4 öngörüsel analiz ve CAPA entegrasyonu, Seviye 5 stratejiyle kapalı çevrim optimize yönetim. Değerlendirme, veri bütünlüğü, sahiplik netliği, hedef kademelendirme ve CAPA etkinliği kriterleri ile yapılır.

• Yüksek kaldıraç noktası: Süreç haritası ile KPI eşleştirmesini tek oturumda netleştirmek.
• Risk: Hedef bantları gerçek proses yeteneğinin altında veya üstünde kalırsa yalancı alarm.
• Kontrol: Veri sözlüğü sürüm yönetimi ve YGG’de düzenli hedef revizyonu.

Üretim, Hizmet, Yazılım ve Lojistik İçin Örnek KPI Setleri

Bu bölüm, süreç haritasına doğrudan bağlanabilen ve ISO 9001:2015 madde 9.1 performans izleme gerekliliklerini karşılayan, sektöre özgü uygulanabilir KPI şablonlarını sunar. Her şablon; hedef/limit bantları, veri kaynağı, ölçüm sıklığı ve sahiplik alanlarıyla birlikte yayınlanmıştır. Kodlama mantığı; fonksiyonel alan + süreç kısaltması + sıra numarası biçimindedir (örn. MFG_FPY_01). Formüller payda–pay uyumuna göre standardize edilmiştir; gerektiğinde istatistiksel süreç kontrolü (SPC) ile süreç yeteneği (Cp/Cpk) takibi önerilir.

Üretim (Manufacturing) KPI’ları

Üretimde “sonuç” KPI’ları (FPY, OEE) mutlaka “itici” göstergelerle desteklenmelidir: kalıp değişim süresi, planlı bakım uyumu, operatör sertifikasyon oranı. Hedef bantları, ürün ailesi ve vardiya bazında farklılaştırılabilir; pano üzerinde filtreleme yapılır.

Hizmet (Service) KPI’ları

Hizmet sektöründe müşteri deneyimi metrikleri (FCR, SLA, NPS) iç tetkiklerde kanıtlanabilir olmalıdır. CRM üzerinde zaman damgalı loglar ve konuşma kayıtlarının kişisel verilerden arındırılmış örnekleri denetime hazır bulundurulur.

Yazılım (Software) KPI’ları

Yazılım alanında ISO 9001 ile DevOps metrikleri köprülenir. Değişiklik başarısı ve MTTR, müşteri memnuniyeti ve sözleşmeye dayalı hizmet kalemleriyle ilişkilendirilir. İç tetkikte; sürüm notları, geri alma kayıtları ve postmortem CAPA dokümanları örneklemle doğrulanır.

Lojistik (Logistics) KPI’ları

Lojistikte OTIF, hasar ve envanter doğruluğu üçlüsü ana sonuç göstergeleridir. İtici göstergeler; rota optimizasyon uyumu, yükleme bekleme süresi ve paketleme standardı uygunluğudur. Tedarikçi sözleşmelerine taşıyıcı SLA metrikleri madde ekleriyle bağlanır; cezai şartlar ve bonus mekanizmaları hedef bantlarına göre çalıştırılır.

KPI Sözlüğü ve Yürütme Disiplini: Hedef/Limit, Veri Kaynağı, Ölçüm Sıklığı, Sahiplik

Kurumsal kalite yönetiminde KPI sözlüğü, metriklerin yaşam döngüsünü yöneten tekil referans kaynağıdır. Bu sözlük; strateji uyumu, veri bütünlüğü, karar ritmi ve sorumluluk zincirini tek dokümanda konsolide ederek ISO 9001 madde 6 (kalite hedefleri), madde 7.5 (dokümante bilgi), madde 9.1 (izleme, ölçme, analiz, değerlendirme) gerekliliklerini pratikte karşılar. Bu bölüm, hedef/limit bantlarının kurgulanması, veri kaynağı yönetişimi, ölçüm sıklığı tasarımı ve sahiplik modelinin uygulanması için hazır şablon ve kontrol listeleri sunar.

Hedef/Limit Bantları: Tasarım Mantığı

Hedefler stratejik hedef ağaçlarından (OKR/BSC) türetilir ve üç bantla yönetilir: Hedef (yeşil), Uyarı (sarı), Kritik (kırmızı). Bantlar süreç yeteneği ile uyumlu olmalı, yıllık hedefler çeyreklik ara hedeflere kademelenmelidir. Uygulama kuralı: hedefler prosese özgü, zamana bağlı ve payda–pay uyumlu hesaplar üzerine kurulur.

Veri Kaynağı: Yönetişim ve Doğruluk

Veri kaynağı tekil ve denetlenebilir olmalıdır. Öncelik sırası: birincil operasyonel sistem > entegrasyon akışı > manuel form. Manuel kaynaklar için dijital iz şarttır. Kaynağın şeması, sürüm numarası ve erişim yetkisi sözlükte saklanır.

• Sistem: ERP/MES/CRM/QMS modül ve tablo adı
• Alanlar: Metrik formülünü besleyen kolon listesi
• Filtre/İş Kuralı: Tarih, durum, ürün ailesi, bölge vb.
• ETL/Entegrasyon: Çekim sıklığı, gecikme, başarısızlık kuralı
• Doğrulama: Örneklem yeniden hesaplama prosedürü

Ölçüm ve Raporlama Sıklığı

Sıklık, proses döngüsüne göre belirlenir. Hızlı döngü üretimlerde günlük izleme ve haftalık değerlendirme; proje bazlı işlerde faz kapısı bazlı raporlama uygundur. Aşırı sık ölçüm yalancı dalgalanma doğurur; aşırı seyrek ölçüm karar hızını düşürür. Kural: örnekleme teoremi gereği, prosesin temel varyasyon periyodunun en az iki katı hızda ölçüm yapılmalıdır.

Sahiplik: RACI ve Vekalet Planı

Her KPI için tek bir hesap verebilir (A) kişi atanır. Rol bazlı RACI matrisi sözlükte bulunur. Vekalet planı ve süreklilik riski dokümante edilir. Sahiplik değişiklikleri YGG onayı ile versiyonlanır.

Şablon: KPI Sözlüğü Kayıt Formu

Aşağıdaki kayıt formu tüm metrikler için zorunludur. Sözlük, bilgi güvenliği kapsamına alınır ve erişim yetkileri rol tabanlıdır.

Denetim Kontrol Listesi

• Hedef bantları proses yeteneği analizine dayalı mı?
• Veri kaynağı tekil, izlenebilir ve yetkili mi?
• Sıklık proses döngüsü ile uyumlu mu?
• RACI net, vekalet planı kayıtlı mı?
• Alarm → CAPA tetik kuralı çalışıyor mu?
• Versiyon kontrolü ve YGG onayı mevcut mu?

Tipik Hatalar ve Düzeltici Eylem

Payda uyumsuzluğu: Farklı evrenler kıyaslanır. Eylem: Formül evreni standardize edilir. Aşırı sık ölçüm: Gürültü artar. Eylem: Örnekleme periyodu yeniden tasarlanır. Çoklu kaynak: Çakışan sayılar. Eylem: Yetkili kaynak belirlenir. Sahipsiz KPI: Hiç kimse hesap vermez. Eylem: A atanır, YGG’de teyit edilir.

Tedarikçi KPI’ları: Skorlama, Sözleşme Maddeleri ve Yönetişim

Tedarik zinciri kalitesi, ISO 9001 madde 8.4 kapsamında dış sağlanan süreçlerin kontrolü ile ölçülür. Bu bölüm, tedarikçi performansının KPI’larla sistematik olarak izlenmesi, skorlanması ve sözleşmeye bağlanması için standart şablon sunar. Hedef: OTIF, kalite uygunluğu ve veri uyumu başta olmak üzere kritik metrikleri tek pano ve tek sözleşme eki altında konsolide etmek, ceza/bonus mekanizmalarını sayısal eşiklere bağlamak ve CAPA entegrasyonunu otomatikleştirmektir.

Temel Tedarikçi KPI Ailesi

Tedarikçi Skor Kartı Şablonu

Skor kartı, KPI’ları ağırlıklandırarak tek puan üretir. Ağırlıklar stratejiye göre belirlenir ve YGG onayıyla yıllık güncellenir.

Skor eşikleri: A≥90, B=80–89, C=70–79, D<70. A ve B sınıfı tedarikçiler stratejik havuzda tutulur; C sınıfına iyileştirme planı, D sınıfına tedarik geçiş planı uygulanır.

Sözleşme Ekleri: KPI ve SLA Maddeleri

Aşağıdaki maddeler sözleşme eki (SLA/Kalite Anlaşması) olarak uygulanır. Hukuki metinler kurum hukuk birimi tarafından gözden geçirilmelidir.

• KPI Tanımı ve Eşikler: SUP_OTIF_01 ≥ %98, SUP_PPM_02 ≤ 500, SUP_ASN_03 ≥ %99, SUP_CAPA_05 ≥ %95, SUP_COPQ_06 ≤ %0,3.
• Ölçüm ve Doğrulama: Veri kaynağı ERP/TMS/QMS olup zaman damgalı raporlar “yetkili kayıt”tır. Taraflar aylık mutabakat yapar.
• Ceza/Bonus: Eşik altı her puan için x‰ ceza; eşik üstü her puan için y‰ bonus. Tavan/zemin yüzdesi yıllık belirlenir.
• CAPA Zorunluluğu: İki ay ardışık band dışı sonuçta 8D/CAPA zorunludur. Kapanış süresi 30 gün, istisnalar yazılı onaylıdır.
• Denetim Hakkı: Duyurulu/duyurusuz proses ve kayıt denetimi hakkı; örnekleme ile parça izlenebilirliği testi.
• Veri ve EDI: ASN/etiket standardı, EDI mesaj seti, barkod formatı. Uygunsuz etiketleme iade/yeniden işleme bedeli tedarikçiye aittir.
• Süreklilik ve Risk: BCP/DR planı, alternatif tedarikçi bildirimi, kritik hammadde uyarı eşiği.
• Gizlilik ve IP: Teknik çizim ve spesifikasyonların bilgi güvenliği sınıflandırması.

Pano Tasarımı ve Görselleştirme

Tedarikçi panosu, tedarikçi bazlı ve parça/kalem bazlı iki seviyede çalışır. Ana sayfa 4 gösterge taşır: Aylık OTIF trendi, PPM dağılımı (kutu grafiği), ASN uyum ısı haritası, skor kartı sınıf dağılımı. Filtreler: tedarikçi, parça grubu, bölge, taşıyıcı. Her metrik için hedef bandı ve alarm logu görünürdür.

İç Tetkik Kanıtları ve CAPA Entegrasyonu

• KPI sözlüğü ve sözleşme eki sürüm numarası, YGG onay kayıtları.
• Kaynak ekran görüntüleri, rapor çıktıları, EDI logları, zaman damgaları.
• Band dışı aylara ilişkin 8D/CAPA dosyaları, etkinlik doğrulama kanıtı.

RACI Örneği

Sözleşme Ek-Şablon Başlıkları

• Kapsam ve tanımlar (KPI/SLA sözlüğü)
• Ölçüm yöntemi ve veri yetkisi
• Hedef/limit bantları ve dönemler
• Ceza/bonus ve fatura mahsuplaşma yöntemi
• CAPA ve denetim prosedürü
• Gizlilik, güvenlik, BCP
• Yürürlük, revizyon ve fesih koşulları

CAPA ve KPI Entegre Yönetimi: Eşik Tetikleri, 8D Akışı ve Etkinlik Doğrulaması

Bu bölüm, KPI sapmalarının CAPA (Corrective and Preventive Action) sistemiyle otomatik olarak eşleştirilmesini, kök neden analizinin metrik varsayımlarını da kapsayacak şekilde genişletilmesini ve etkinlik doğrulamasının KPI trendleri üzerinden kanıtlanmasını tanımlar. Hedef, ISO 9001:2015 madde 10.2 ile madde 9.1 arasında kapalı çevrim kurmak ve Üst Yönetim Gözden Geçirme (YGG) kararlarını ölçülebilir sonuçlara bağlamaktır.

Tetik Mantığı: Bant Aşımı → Olay → CAPA

• Uyarı Bandı Aşımı: İzleme olayı açılır, kısa döngü düzeltme uygulanır, CAPA zorunlu değildir.
• Kritik Band Aşımı (tek ay): Olay + hızlı 5N1K analizi, risk değerlendirmesi yapılır.
• Ardışık 2 dönem uyarı/kritik:CAPA zorunlu, 8D akışı başlatılır.
• Stratejik KPI sapması: YGG gündemine otomatik madde, kaynak/ yatırım kararı değerlendirmesi.

8D Akışının KPI ile Eşleştirilmesi

Risk Bazlı CAPA Önceliklendirme

Her band dışı olay RPN (Severity × Occurrence × Detection) veya eşdeğeri risk puanıyla sınıflandırılır. Yüksek RPN olaylar için CAPA başlatma eşiği daha düşüktür. Finansal etki ve uyum riski (müşteri şikayeti, regülasyon) ağırlıklandırmaya dahil edilir.

Etkinlik Doğrulaması: KPI Üzerinden Kanıt

• Trend Dönüşü: En az üç ardışık dönem hedef bandı içinde.
• İstatistiksel Kanıt: SPC’de özel neden işaretlerinin temizlenmesi; Cpk ≥ 1,33 hedefi.
• Yan Etki Kontrolü: İlgili “itici” KPI’larda performans düşüşü yok.
• Kalıcı Önlem Doğrulaması: Proses kontrol planı ve eğitim kayıtları güncellenmiş.

CAPA–KPI Veri Modeli

Operasyonel Oyun Kitabı

1. Dashboard alarmı tetiklenir, olay açılır, KPI sözlüğü satırı referanslanır.
2. Risk puanı hesaplanır, CAPA gerekliliği değerlendirilir.
3. 8D başlatılır, geçici önlemler devreye alınır.
4. Kalıcı önlemler uygulanır, kontrol planı ve eğitim güncellenir.
5. KPI trendi izlenir, etkinlik üç dönemle doğrulanır.
6. Yaygınlaştırma ve YGG kapanışı yapılır.

Denetim İçin Gerekli Kanıt Seti

• Alarm logu ve band aşımı ekran görüntüsü.
• 8D dosyası, kök neden delilleri, değişiklik kayıtları.
• Önce/sonra KPI grafikleri, SPC çıktıları.
• Kontrol planı ve eğitim revizyonları, versiyon notları.

Görselleştirme ve Pano Tasarımı: Hedef Bantları, Trend Okuryazarlığı ve Segment Yönetimi

Bu bölüm, ISO 9001 performans izleme gerekliliklerini karşılayacak karar odaklı pano (dashboard) tasarım ilkelerini ve görsel standartları tanımlar. Amaç, KPI verilerini hedef bantları, istatistiksel trend ve alarm günlüğü ile birlikte tek bakışta yorumlanabilir hale getirmektir. Tasarım mantığı; üst seviye yönetim özeti, süreç panoları ve analitik sayfalar arasında hiyerarşik bir bilgi mimarisi kurar. Her grafik bileşeni, metrik sözlüğündeki formül ve hedef bantlarına referans verir.

Pano Hiyerarşisi ve Kullanım Senaryoları

• Yönetim Özeti (Executive): 8–12 stratejik KPI, çeyreklik hedef kademeleri, trafik ışığı durumu. Kullanım: YGG.
• Süreç Panoları (Operations): FPY/OEE, SLA, OTIF gibi sonuç KPI’ları + itici göstergeler. Kullanım: haftalık operasyon toplantısı.
• Analitik Sayfalar (Diagnostics): dağılım, kök neden kırılımları, segment karşılaştırmaları. Kullanım: problem çözme.

Görsel Standartlar

• Tek KPI = Tek Grafik: Trend çizgisi + hedef bandı + son değer kartı.
• Hedef Bantı: Hedef, uyarı, kritik alt/üst sınırlar görselde gölgeli alanlar ile işaretlenir.
• Zaman Tabanı: En az 12 dönem veri; kaydırmalı görünümde 36 döneme kadar.
• Trafik Işığı: Son değere göre renkli durum; tarih damgası ve veri kaynağı etiketi zorunlu.
• Birlikte Ölçeklenebilirlik: Aynı sayfada birden fazla KPI varsa eksen ve periyot eşleştirmesi yapılır.

Grafik Seçim Matrisi

Segment ve Filtre Tasarımı

Her KPI grafiği, pano üst çubuğundaki filtrelerle segmentlenebilir olmalıdır: ürün ailesi, müşteri segmenti, bölge, vardiya, tedarikçi. Segment seçimi hedef bandını etkiliyorsa, band değerleri dinamik olarak güncellenir ve grafikte “segment hedefi” etiketi görünür.

Alarm Günlüğü ve Açıklama Panelleri

• Band dışı her veri noktası için zaman damgası, sorumlu, hızlı analiz notu.
• CAPA bağlantısı ve durum rozeti: “Açık / Uygulamada / Doğrulandı”.
• Revizyon geçmişi: hedef bandı veya formül değiştiyse versiyon etiketi.

Veri Tazeliği ve Yetkili Kaynak Etiketi

Her sayfada Veri Tazeliği göstergesi bulunur: “Güncellik: T−x saat”. Yetkili kaynak etiketi, metrik sözlüğündeki system of record alanına bağlanır. ETL başarısızlığında grafikler grileştirilir ve son başarılı çekimin tarihi gösterilir.

Standart KPI Kartı Bileşenleri

Erişilebilirlik ve Kullanılabilirlik

• Renk körlüğü dostu palet ve desenli bantlar.
• Her grafik için metin alternatif açıklaması.
• Klavye ile filtre ve tarih seçimi yapılabilir olmalı.

Pano Sürümleme ve Değişiklik Kontrolü

Pano yapılandırmaları versiyon kontrolü altındadır. Her değişiklikte kapsam, etkilenen KPI listesi, hedef bantı güncellemesi ve yetkili onay sahibi kayıt altına alınır. YGG’de onaysız görsel değişiklik yapılmaz.

Uygulama Kontrol Listesi

• Hedef bantları grafik üzerinde doğru periyotta gösteriliyor mu?
• Veri tazeliği ve yetkili kaynak etiketi görünür mü?
• Segment seçimi hedefleri dinamik güncelliyor mu?
• Alarm günlüğü ve CAPA bağlantıları çalışır mı?
• Yönetim özeti → süreç panosu → analitik sayfa akışı tutarlı mı?

İç Tetkikte KPI Kanıt Yönetimi: Delil Toplama, İzlenebilirlik ve Uygunsuzluk Kapatma

Bu bölüm, ISO 9001:2015 madde 9.2 iç tetkik gereklilikleri kapsamında KPI ekosisteminin kanıt yapısını standartlaştırır. Denetim odağı üç katmandadır: (1) tasarım (KPI sözlüğü, hedef/limit kurgusu), (2) yürütme (veri kaynağı, sıklık, sahiplik, pano), (3) sonuç ve iyileştirme (CAPA entegrasyonu, etkinlik doğrulaması, YGG geri beslemesi). Tetkik kanıtları; zaman damgalı kayıtlar, sistem ekran görüntüleri, rapor çıktıları, formüllerin yeniden hesaplanması ve örneklem doğrulamaları ile tamamlanır.

Delil Mimarisi ve İzlenebilirlik Zinciri

Her KPI için “delil zinciri” tek sayfada izlenebilir olmalıdır. Zincir, kodlanmış referanslar üzerinden uçtan uca takip edilir: KPI_Kodu → Formül_Dosyası → Kaynak_Sistem → ETL_Akışı → Pano_Bileşeni → Alarm_Log → CAPA_ID → YGG_Karar. Denetçi bu zincirde rastgele bir dönemi seçip tüm kayıtları eşleştirir.

Örneklem Tasarımı ve Yeniden Hesaplama

Denetim örneklemesi risk bazlıdır. Kritik KPI’lar (stratejik, müşteri/uyum etkisi yüksek) için geniş örneklem ve tam yeniden hesap uygulanır. Orta risk KPI’larda dönemsel örneklem seçilir ve formül doğrulanır.

• Örneklem Çerçevesi: Son 12 dönem, segment bazlı ayrım (ürün ailesi, bölge, vardiya).
• Yöntem: Sistemden ham veri çekimi → formülün bağımsız uygulanması → pano değeri ile delta analizi.
• Kabul Kriteri: Delta ≤ %0,2 veya açıklanmış yuvarlama kuralı.

Tipik Uygunsuzluklar ve Düzeltme Mantığı

Denetim Soru Seti (Hızlı Tarama)

1. KPI sözlüğü son sürüm mü? Hedef bandı YGG onay kaydı mevcut mu?
2. Pano band değerleri sözlükle birebir mi? Versiyon etiketi görünüyor mu?
3. Ham veri kaynağı yetkili sistem mi? ETL gecikmesi ve hata logları kayıtlı mı?
4. Son 12 dönemdeki band dışı noktalar için alarm ve CAPA izlenebilir mi?
5. Etkinlik doğrulaması üç ardışık dönem hedef içinde mi? Yan etki KPI’ları stabil mi?
6. Segment seçimi hedef bandını dinamik güncelliyor mu?

Uygunsuzluk Sınıflandırma ve Raporlama

Uygunsuzluklar Kritik–Majör–Minör olarak sınıflandırılır. Kritik bulgular müşteri riski/uyum ihlali içerir ve 7 gün içinde geçici düzeltme, 30 gün içinde kalıcı düzeltme zorunludur. Majör bulgularda 30/60 gün, minör bulgularda 60/90 gün kuralı uygulanır. Her bulguya tek sahip atanır ve RACI ile desteklenir.

Denetim Paketi ve Arşiv

• Ön Hazırlık: Denetim planı, KPI envanteri, risk haritası.
• İcra: Örneklem listesi, ekran görüntüleri, yeniden hesap dosyaları.
• Kapanış: Uygunsuzluk raporu, CAPA planı, sorumlular ve tarihler.
• Arşiv: Şifreli klasör, erişim yetkisi ve saklama süresi politikası.

Performans Göstergeleri ile Denetim Etkinliği

İç tetkik sürecinin kendisi de KPI’larla ölçülmelidir: Denetim Zamanında Tamamlama Oranı, Uygunsuzluk Kapanış SLA Uyumu, Tekrar Eden Bulgular Oranı, Denetimden Sonra KPI İyileşme Yüzdesi. YGG’de bu metrikler raporlanır ve denetim yaklaşımı sürekli iyileştirilir.

Üst Yönetim Gözden Geçirme (YGG): Gündem, Girdi/Çıktı Mimarısi ve Karar İzlenebilirliği

Bu bölüm, ISO 9001:2015 madde 9.3 kapsamında YGG mekanizmasının KPI ekosistemiyle entegrasyonunu standardize eder. Hedef, stratejik hedefler–süreç KPI’ları–CAPA–kaynak planlama döngüsünü kapalı çevrim işletmek, kararların izlenebilirliğini artırmak ve portföy seviyesinde önceliklendirmeyi sayısallaştırmaktır.

YGG Gündem Şablonu

YGG Girdi Paketleri

• KPI Yönetim Özeti: Kod, son değer, hedef bantı, 12 dönem trend, alarm günlüğü sayısı.
• Segment Analizi: Bölge/ürün/vardiya kırılımı ile hedef sapması ısı haritası.
• CAPA Portföyü: Açık–risk sıralı liste, hedeflenen kapanış tarihleri, engeller.
• Tedarikçi Panosu: A–D dağılımı, kritik parçalar, ceza/bonus özetleri.
• Kaynak–Bütçe Talep Listesi: FTE/CapEx/OpEx ihtiyacı, beklenen KPI etkisi.

Karar Türleri ve İzlenebilirlik

YGG kararları Karar Kayıt Defteri ile izlenir. Her kayıt, ilgili KPI kodu, gerekçe, beklenen etki ve sorumlularla bağlanır.

Hedef Kademelendirme ve OKR Köprüsü

Yıllık stratejik hedefler çeyreklik KR’lara, oradan süreç KPI bantlarına bağlanır. Pano üzerinde KR → KPI bağı tek tıkla görünür. KR kapanışı, ilgili KPI’ın hedef bandı içinde kalıcı üç dönem doğrulama gerektirir.

Performans Diyaloğu ve Eskalasyon

• Yeşil: Bilgilendirme, mevcut stratejiyi sürdür.
• Sarı: Operasyonel düzeltme, CAPA opsiyonel.
• Kırmızı: Zorunlu CAPA, YGG’de eskalasyon, kaynak tahsisi.

YGG Sonrası Aksiyon Takibi

YGG kararları Aksiyon Kapanış Panosunda izlenir. Her aksiyon için sorumlu, hedef tarih, beklenen KPI etkisi, risk ve durum rozeti gösterilir. Gecikmeler otomatik uyarı üretir; üç ardışık gecikme yönetim eskarasyonunu tetikler.

YGG Paket Şablonu

1. Yönetim özeti sayfası: 12 ana KPI ve trafik ışığı.
2. Kritik sapmalar: kök neden özeti ve önerilen kararlar.
3. CAPA portföy durumu ve RPN ısı haritası.
4. Tedarikçi ve müşteri etkisi matrisleri.
5. Kaynak/bütçe talep tablosu ve ROI tahmini.
6. Karar kayıtları ve sorumluluk atamaları.

Denetim ve Uyum

YGG tutanakları sürüm kontrollü saklanır. Kararların KPI hedef sürümleri ve pano değişiklikleriyle eşleşmesi doğrulanır. İç tetkikte, rastgele seçilen bir karar için girdi → karar → uygulama → KPI etkisi zinciri test edilir.

KPI Olgunluk Değerlendirmesi: Seviye Modeli, Tanı Kriterleri ve 90 Günlük Yol Haritası

Bu bölüm, ISO 9001 performans izleme gerekliliklerini kurumsal ölçekte sürdürülebilir kılmak için KPI ekosisteminin olgunluk seviyesini nesnel olarak belirlemeyi ve iyileştirme yol haritasını standartlaştırmayı amaçlar. Değerlendirme çok boyutludur: strateji hizalaması, süreç–KPI eşleştirmesi, veri yönetişimi, görselleştirme ve karar döngüsü, CAPA entegrasyonu, tedarikçi ekosistemi, iç tetkik kanıt yapısı ve YGG karar izlenebilirliği.

Olgunluk Seviye Tanımları (1–5)

Skorlama Mantığı ve Ağırlıklar

Boyut bazlı skor 1–5 arasında verilir. Ağırlıklar stratejiye göre ayarlanır. Öneri: Strateji %20, Veri %20, Karar Döngüsü %15, CAPA %15, Süreç–KPI %10, Görselleştirme %10, Tedarikçi %5, İç Tetkik %5. Toplam skor, seviye eşikleriyle sınıflandırılır: <2,0 = Düşük, 2,0–2,9 = Gelişen, 3,0–3,7 = Standart, 3,8–4,4 = İleri, ≥4,5 = Öncü.

Tanı Kontrol Listesi

• KPI sözlüğünde her metrik için yetkili kaynak, formül, hedef bandı ve RACI var mı?
• Panoda son değer, 12+ dönem trend ve hedef bandı zorunlu mu?
• Band dışı dönemler için alarm→CAPA otomatik akışı çalışıyor mu?
• OKR→KPI bağı tek tıkla izlenebilir mi?
• ETL gecikmesi ve veri kalitesi skoru görünür mü?
• YGG kararları KPI hedef sürümlerine bağlanıyor mu?

90 Günlük Yol Haritası (Wave 1–3)

Risk–Öncelik Matrisi

İyileştirme backlog’u, etki (müşteri, kalite, maliyet, uyum) ve uygulanabilirlik (süre, bağımlılık, veri erişimi) eksenlerinde 2×2 matriste sıralanır. Hızlı kazanımlar önceliklidir. Stratejik etkili fakat zor inisiyatifler YGG yatırım gündemine alınır.

Standart KPI Değişiklik Yönetimi

• Talep → etki analizi → onay → geliştirme → test → devreye alma → eğitim.
• Her değişiklik için sürüm notu: formül, hedef bandı, kaynak, pano etkisi.
• Geridönüş planı ve denetim izi zorunlu.

Ölçüm Kalitesi ve Güven Skoru

Her KPI’a “ölçüm güven skoru” atanır. Bileşenler: veri bütünlüğü, örneklem uygunluğu, formül şeffaflığı, zamanında raporlama. Skor <0,8 ise YGG’de karar girdi ağırlığı düşürülür.

KPI Sözlüğü için JSON Şema Önerisi

Denetim İçin Olgunluk Kanıt Paketi

• Olgunluk değerlendirme formu ve puanlama tablosu.
• KPI sözlüğü örnek seti ve sürüm kayıtları.
• Pano ekranları, veri tazeliği göstergeleri, alarm günlüğü.
• CAPA dosyaları, 8D kanıtları, trend geri dönüş grafikleri.
• YGG tutanakları, karar kayıt defteri, hedef revizyon izleri.

Sürdürülebilirlik ve Devamlı İyileştirme

Olgunluk puanı YGG’de yılda iki kez gözden geçirilir. Hedef: en az +0,5 puan/yıl iyileşme. Puan artışı, eğitim planı ve yatırım kararlarına girdi olur. Panolarda “olgunluk ısı haritası” yayımlanır; zayıf boyutlara hızlı müdahale yapılır.

Süreç Haritalama ve KPI Eşleştirme: SIPOC, Değer Akışı ve Kontrol Noktası Tasarımı

Bu bölüm, ISO 9001 kapsamındaki süreç yaklaşımını KPI mimarisiyle entegre etmek için uygulanabilir bir metodoloji sunar. Hedef, süreç sınırlarını ve kritik kontrol noktalarını (KKN) standardize ederek her KPI’ın nerede, nasıl ve hangi sıklıkta ölçüleceğini netleştirmektir. Yaklaşım üç katmanda ilerler: (1) SIPOC ile tedarikçi–girdi–proses–çıktı–müşteri çerçevesinin tanımı, (2) Değer Akış Haritalama (VSM) ile akış, bekleme ve stok noktalarının görünür kılınması, (3) Kontrol Noktası Matrisi ile leading ve lagging KPI’ların konumlandırılması.

Adım 1 — SIPOC ile Sınır ve Sorumlulukların Netleştirilmesi

SIPOC, süreç evreninin sınırlarını belirler ve KPI formüllerindeki payda–pay uyumunun temelidir. Her süreç için tek sayfalık SIPOC şablonu oluşturulur ve sözlükte süreç kodu ile versiyonlanır.

Kurala bağla: Bir KPI yalnızca tek bir SIPOC evreni içinde hesaplanır. Evren dışı akışlar bağlamsal raporlanır.

Adım 2 — Değer Akış Haritalama (VSM) ile Akışın Görselleştirilmesi

VSM, süreçte değer katan ve katmayan adımları ayırt eder ve KKN yerleşimi için zemin hazırlar. Harita üzerinde takt time, çevrim süresi, bekleme ve WIP metrikleri işaretlenir. Her bekleme ve geçiş noktasında veri yakalama yöntemi (otomatik/manuel) ve zaman damgası tanımlanır.

• Akış Ölçüleri: Lead time, touch time, WIP, geçiş verimi (RTY).
• Kalite Ölçüleri: DPMO, FPY, yeniden işleme oranı.
• Teslimat Ölçüleri: OTIF, SLA yanıt süresi, MTTR.
• Maliyet Ölçüleri: Hurda, yeniden işleme, COPQ.

Not: VSM’de belirlenen her darboğaza en az bir leading KPI atanır; sonuç KPI’ları (lagging) tek başına bırakılmaz.

Adım 3 — Kontrol Noktası Matrisi ve KPI Yerleşimi

Kontrol Noktası Matrisi, akıştaki her adım için ölçüm tipi, veri kaynağı ve sıklığı belirler. Amaç, veri yakalama maliyeti ile karar değeri arasındaki dengeyi optimize etmektir.

Leading/Lagging Dengesi ve Hedef Kademelendirme

Her sonuç KPI’ı için en az iki itici gösterge zorunlu tutulur. Örn. LOG_OTIF_01 için yükleme bekleme süresi ve ASN doğruluğu itici göstergelerdir. Hedef kademesi; stratejik hedef → süreç hedefi → istasyon hedefi şeklinde üç kata ayrılır. Üst hedefin bantları, alt hedeflerin konveks kombinasyonu ile tutarlı olacak şekilde belirlenir.

Payda–Pay Uyum Kuralı

Formüllerde evren uyumu esastır. Pay ve payda aynı filtre seti ile tanımlanır: tarih, ürün ailesi, bölge, vardiya. Filtreler KPI sözlüğünde “scope” alanında sürümlenir. Her değişiklik pano üzerinde versiyon etiketiyle görünür.

Ölçüm Sıklığı Seçimi: Proses Dinamiği Bazlı Yaklaşım

Sıklık, prosesin temel varyasyon periyodunun en az iki katı hızda olmalıdır. Yüksek hacimli hatlarda saatlik/günlük, proje bazlı yazılım geliştirmede sprint/haftalık, hizmet süreçlerinde günlük talep hacmi bazlı önerilir. Aşırı sık ölçüm yalancı sinyal üretir; aşırı seyrek ölçüm gecikmeli karar doğurur.

Veri Toplama Tasarımı ve Maliyet–Etki Dengesi

• Otomasyon Önceliği: ERP/MES/CRM’den otomatik çekim, manuel giriş için dijital iz.
• Örnekleme: Yüksek hacimde istatistiksel örnekleme; kritik kalitede tam sayım.
• Doğrulama: Aylık rastgele dönem için bağımsız yeniden hesap.

Çapraz Süreç KPI’ları ve Sahiplik

Satış–Operasyon–Lojistik gibi çok aktörlü akışlarda “çapraz KPI” tanımlanır. Bu metrikler için tek hesap verebilir kişi atanır, alt süreç sahipleri “R” rolündedir. Sahiplik YGG’de teyit edilir.

Standart Çıktılar ve Dokümantasyon

• Süreç Kodu & Adı (PRC_XXXX), versiyon ve tarih.
• SIPOC tek sayfa PDF/HTML, linki KPI sözlüğüne gömülü.
• VSM görseli ve metrik kutuları (takt, CT, WIP).
• Kontrol Noktası Matrisi ve ölçüm planı.
• Risk ve Varsayımlar listesi, değişiklik geçmişi.

Uygulama Kontrol Listesi

• KPI evreni tek bir SIPOC kapsamına indirgenmiş mi?
• VSM’de darboğazlar için leading KPI atanmış mı?
• Kontrol noktaları için veri kaynağı ve sıklık net mi?
• Payda–pay filtre seti sözlükte sürümlenmiş mi?
• Çapraz KPI’larda tek “A” sahibi tanımlı mı?