Helal Denetimi İçin Adım Adım Hazırlık: Genel Yaklaşım
Helal denetimi için hazırlık, yalnızca belge düzenlemek değil; aynı zamanda tesisin, personelin ve kayıtların bütüncül olarak denetime uygun hale getirilmesidir. Bu içerikte işletmelerin denetime hazırlanırken adım adım izlemesi gereken kontrol listeleri detaylandırılmıştır.
Başvuru Dosyası ve Ön İnceleme Checklist
Denetim sürecinin ilk adımı, eksiksiz bir başvuru dosyası ve ön inceleme listesidir. Bu belgeler, denetçinin hangi kriterlere odaklanacağını belirler.
- Başvuru formu: Güncel imza ve mühürlü.
- Organizasyon şeması: Yetki ve sorumlulukların net tanımı.
- Politikalar: Helal politika beyanı ve kalite hedefleri.
Tesis Turu ve “Gösterilecek Kanıtlar” Haritası
Denetçi tesise adım attığında, ilk gözlem tesis turudur. Burada önemli olan, hangi alanlarda hangi kanıtların gösterileceğinin önceden planlanmasıdır.
Örneğin; üretim hattında temizlik geçiş raporları, depoda hammadde kabul kayıtları, yemekhane bölümünde hijyen kontrol listeleri hazır bulundurulmalıdır.
Hammadde/Yardımcı Madde Kanıt Klasörleri
Her hammadde için ayrı klasör yapısı oluşturulmalı; tedarikçi sertifikaları, analiz raporları ve parti giriş kayıtları eksiksiz dosyalanmalıdır.
Öneri
Dosya adlandırmaları “Hammadde_Adı_Tarih” formatında olmalıdır. Bu sayede denetçi aradığı belgeye hızlıca ulaşabilir.
Eğitim, Hijyen ve Kişisel Koruyucu Ekipman Kayıtları
Çalışanların helal farkındalığı eğitimleri, hijyen eğitimleri ve kişisel koruyucu ekipman (KKE) kullanım kayıtları denetimde özellikle incelenir.
- Eğitim matrisi: Çalışan bazlı eğitim katılım tablosu.
- Hijyen kontrol formları: Düzenli el hijyeni ve giyim denetim kayıtları.
- KKE listesi: Zorunlu ekipmanların personele zimmet belgeleri.
Temizlik/Hat Geçişi Doğrulama Kanıtları
Ürün geçişlerinde hatların uygun şekilde temizlendiğini kanıtlayan validasyon kayıtları kritik öneme sahiptir. Denetçi, özellikle riskli geçişlerde (örneğin, jelatinli üründen jelatinsiz ürüne) kayıtların doğruluğunu görmek ister.
Numune Alma Planı ve Saha Uygulaması
Denetim sırasında numuneler alınır. İşletmelerin önceden hazırlanmış numune alma planı bulunmalı, kritik noktalar belirlenmeli ve sorumlu kişiler atanmalıdır.
Uygunsuzlukların Sınıflandırılması ve Kapanışı
Denetimde bulunan uygunsuzluklar kritik, büyük ve küçük olarak sınıflandırılır. İşletme, bu uygunsuzlukları kapatmak için düzeltici ve önleyici faaliyet planı sunmalıdır.
Denetim Sonrası İletişim ve Termin Planı
Denetimden sonra, bulguların paylaşımı, kapanış toplantısı ve düzeltici faaliyetler için termin planı yapılmalıdır. Tüm iletişim yazılı kayıt altına alınmalıdır.
Yenileme/Gözetimde Takip Edilecekler
Helal sertifikası geçici bir belgedir. Yenileme ve gözetim denetimlerinde özellikle önceki uygunsuzlukların kapatılıp kapatılmadığı ve süreçlerin sürekliliği değerlendirilir.
Yönetimin Gözden Geçirmesi Paketi
Yönetim gözden geçirmesi, işletmenin helal yönetim sistemi performansını izlemek için oluşturduğu rapor paketidir. Bu paket, denetçiye üst yönetimin sürece sahip çıktığını gösterir.
- Performans raporları: Hedef ve gerçekleşme karşılaştırmaları.
- Uygunsuzluk raporları: Kapanan ve açık uygunsuzluk listesi.
- İyileştirme planları: Bir sonraki döneme ait hedefler.